These Record Retention Guidelines provide a general guideline for the retention of many records, but the specific holding periods for any record retention policy should be given careful scrutiny by management and legal advisors in light of any pending investigations, regulated industry requirements or contract covenants. In addition to these general guidelines, each business should consider any industry standards which may affect the holding period of records due to the unusual legal circumstances.

• ACCOUNTING RECORDS
• AUDITOR’S REPORT & ANNUAL FINANCIAL STATEMENTS ~ Permanently
• BANK STATEMENTS AND DEPOSIT SLIPS ~ 7 years
• CANCELED CHECKS:
• FIXED ASSETS ~ Permanently
• GENERAL ~ 7 years
• PAYROLL ~ 7 years
• TAXES (payroll related) ~ 7 years
• TAXES (income) ~ Permanently
• CASH DISBURSEMENTS JOURNAL ~ Permanently
• CASH RECEIPTS JOURNAL ~ Permanently
• CHART OF ACCOUNTS ~ Permanently
• CORRESPONDENCE (general) ~ 2 years
• CORRESPONDENCE (routine) WITH CUSTOMERS AND/OR VENDORS ~ 2 years
• DEEDS, MORTGAGES, BILLS OF SALE ~ 2 years
• ELECTRONIC PAYMENT RECORDS ~ 7 years
• EMPLOYEE EXPENSE RECORDS ~ 7 years
• FIXED ASSET RECORDS (invoices, canceled checks, depreciation schedules) ~ Permanently
• FREIGHT BILLS AND BILLS OF LADING ~ 7 years
• GENERAL JOURNAL ~ Permanently
• GENERAL LEDGER ~ Permanently
• INTERNAL REPORTS (miscellaneous) ~ 3 years
• INVENTORY LISTINGS AND TAGS ~ 7 years
• INVOICES: SALES TO CUSTOMERS/ CREDIT MEMOS ~ 7 years
• NOTES RECEIVABLE LEDGERS AND SCHEDULES ~ 8 years
• NOTES PAYABLE LEDGERS AND SCHEDULES ~ Permanently
• PATENT/TRADEMARK AND RELATED PAPERS ~ Permanently
• PAYROLL JOURNAL ~ 7 years
• PETTY CASH VOUCHERS ~ 7 years
• PLANT COST VOUCHERS ~ 7 years
• PRODUCTION AND SALES REPORTS ~ 7 years
• PURCHASES ~ 7 years
• PURCHASE JOURNAL ~ Permanently
• PURCHASE ORDERS ~ 7 years
• RECEIVING SHEETS ~ 1 year
• REQUISITIONS ~ 1 year
• SALES COMMISSION REPORTS ~ 3 years
• SALES OR WORK ORDERS ~ 7 years
• SCRAP AND SALVAGE RECORDS (inventories, sales, etc.) ~ 7 years
• STOCKROOM WITHDRAWAL FORMS ~ 1 year
• SUBSIDIARY LEDGERS (accounts receivable, accounts payable, equipment) ~ 7 years
• TIME CARDS AND DAILY TIME REPORTS ~ 7 years
• TRAINING MANUALS ~ Permanently
• TRIAL BALANCE – YEAR END ~ Permanently
• VOUCHERS FOR PAYMENTS TO VENDORS, EMPLOYEES, ETC. (includes allowances and reimbursement of employees, officers, etc., for travel and entertainment expenses) ~ 7 years

• INSURANCE RECORDS
• ACCIDENT REPORTS AND SETTLED CLAIMS ~ 7 years after settlement
• FIRE INSPECTION AND SAFETY REPORTS ~ 6 years
• INSURANCE POLICIES (still in effect) ~ Permanently
• INSURANCE POLICIES (expired) ~ 7 years

• LEGAL DOCUMENTS
• ARTICLES OF INCORPORATION AND BYLAWS ~ Permanently
• BUY-SELL AGREEMENTS ~ Permanently
• CAPITOL STOCK AND BOND RECORDS: LEDGERS, TRANSFER REGISTERS, STUBS
• SHOWING OPTIONS, ETC. ~ Permanently
• CONTRACTS AND LEASES (still in effect) ~ Permanently
• CONTRACTS AND LEASES (expired) ~ 7 years
• EMPLOYMENT AGREEMENTS ~ 7 years
• LEGAL CORRESPONDENCE ~ Permanently
• MINUTES ~ Permanently
• OPTION RECORDS (expired) ~ 7 years
• PARTNERSHIP AGREEMENTS ~ Permanently
• PROPERTY APPRAISALS BY OUTSIDE APPRAISERS ~ Permanently
• STOCK CERTIFICATES AND LEDGERS ~ Permanently

• REGISTROS DE IMPUESTOS
• RS O AJUSTES ESTATALES ~ permanentemente
• PAGO DE DEVOLUCIÓN DE IMPUESTOS ~ 7 años
• REGISTROS DE PROPIEDADES, INCLUIDOS LOS COSTOS, RESERVAS DE DEPRECIACIÓN, SALDOS DE PRUEBAS DE FIN DE AÑO, HORARIOS DE DEPRECIACIÓN, IMPRESIONES DE PLANTA Y PLANOS
• VENTAS Y UTILIZAR DEVOLUCIONES DE IMPUESTOS ~ Permanentemente
• DEVOLUCIONES DE IMPUESTOS Y HOJAS DE TRABAJO, INFORMES DE AGENTES DE INGRESOS Y OTROS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA DETERMINACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD DE IMPUESTOS DE INGRESOS

• REGISTROS DE PERSONAL
• CERTIFICADOS DE TRABAJO INFANTIL Y NOTIFICACIONES ~ 3 años
• SOLICITUD DE EMPLEO (desde la fecha de finalización) ~ 3 años
• VERIFICACIÓN DE ELEGIBILIDAD DE EMPLEO (formulario I-9) (a partir de la fecha de finalización) ~ 3 años
• AJUSTES ~ 7 años
• AYUDA DESEADA Y NOTIFICACIONES DE APERTURA DE TRABAJO ~ 2 años
• ARCHIVOS DE PERSONAL (desde la fecha de finalización) ~ 7 años
• REGISTROS DE LESIONES EN EL TRABAJO QUE CAUSAN PÉRDIDA DE TRABAJO ~ 5 años
• SEGURIDAD: REGISTROS DE EXPOSICIÓN QUÍMICA Y QUÍMICA ~ 30 años
• ACUERDOS DE LA UNIÓN Y CONTRATOS INDIVIDUALES DE EMPLEADOS (a partir de la fecha de finalización) ~ 3 años
• DECLARACIONES DE RETENCIÓN ~ 7 años

• PLAN DE BENEFICIOS PARA EMPLEADOS REGISTROS
• INFORMES ACTUARIALES ~ permanentemente
• PRUEBAS DE ASIGNACIÓN Y CUMPLIMIENTO ~ 7 años
• DECLARACIONES DE INTERMEDIAJE / FIDEICOMISO QUE APOYAN INVERSIONES ~ 7 años
• ESTADOS FINANCIEROS ~ permanentemente
• GENERAL LEDGER AND JOURNALS ~ Permanentemente
• DEVOLUCIONES DE INFORMACIÓN (formulario 5500) ~ permanentemente
• SERVICIO DE INGRESOS INTERNOS / DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA LABORAL ~ Permanentemente
• COMUNCIACIÓN PARTICIPANTE RELACIONADA CON DISTRIBUCIONES, TERMINACIONES, BENEFICIARIOS ~ 7 años
• ACUERDOS DE PLANIFICACIÓN Y CONFIANZA ~ permanentemente